Корпоративная переписка

Так получилось, что на создание блога я созрела только сейчас, а последние несколько лет  посещала разные образовательные мероприятия о которых теперь пишу в рамках рубрики «Образование».  Вот недавно вспомнила о тренинге в нашей компании по корпоративной переписке. Года два назад проходил. Нашла презентацию и некоторые моменты хочу зафиксировать здесь.

Объем тренинга был значительным: про структуру письма, правила оформления, этика и т.п. Но это очень много и сейчас хочется написать только об  этикете в электронной переписке.

С первого взгляда — изложенное ниже кажется очевидными и всем известными правилами.

По факту – следуют этим правилам не все и не всегда.

Например, такой простой момент как заполнение темы письма многие пропускают. Или своевременный ответ. Иногда вообще не дождешься. Даже если 6-7 писем написал с пометкой «важно».

Один наш коллега даже не умел пользоваться поиском в почте и всегда просил переслать ему запрос еще раз)))) стоит ли говорить как бесят такие мелочи в периоды аврала)))

Деловой этикет или хороший тон в электронной переписке по пунктам:

  1. Время ответа на письмо должно быть не более трех часов. Если не можете ответить сразу-напишите, сколько времени вам требуется. Здесь, я, конечно, грешна. Но за сутки всегда стараюсь дать хоть какую-то обратную связь.
  2. Грамотное заполнение поля «Тема».

В отдел логистики раньше часто писали письма с такими темами «СРОЧНО!!!!!!»,  «ГДЕЕЕЕ???», «МЫ НАРУШАЕМ СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ КОНТРАКТА!!!». Сейчас тоже иногда пишут, но уже реже))

Не нужно теме письма придавать эмоциональную окраску. Выглядит очень странно.

  1. Персональное обращение

Хорошо:

«Здравствуйте, Аня!», «Добрый день, Сергей!»

Плохо:

«Здравствуйте, Иванов Р.!»

«Здравствуйте, irishka@maiL.ru!»

«Добрый день, Иван И. Петренко!»

 

Моя первая почта из детства shumix@mail.ru , сейчас она используется только для спама из интернет-магазинов, а раньше так и писали мне «Здравствуйте, shumix!»

так себе впечатление))))

  1. Выражение слов признательности.
  • Спасибо за Ваш интерес к…
  • Спасибо за Ваше письмо.
  • Благодарим Вас за обращение в нашу компанию.
  • Нам очень приятно, что Вы откликнулись на наше предложение
  1. Позитивное завершение письма
  • С готовностью отвечу на Ваши вопросы.
  • Если у Вас появились вопросы – напишите или позвоните.
  • С уважением…
  • Буду рад сотрудничеству!

Это нужно писать, даже если не очень-то  приятно и не совсем рады! А если совсем не приятно и не рады-писать обязательно!)

  1. Подпись и блок контактной информации

Мой выглядит так:

Best regards,

Ms. Ekaterina Shumikhina

Logistics Assistant

BioVitrum Ltd.

St.-Petersburg, V.O Bolshoi pr., 68/A

Skype: shu_katerina

www.biovitrum.ru

И есть еще вариант на русском. Стараюсь не забывать и вставлять их в каждое письмо. Очень неудобно коллеге искать контактную информацию, если ее нет в письме.

Я стараюсь писать хорошие полноценные вежливые письма, но иногда почему-то переписка по электронной почте все равно скатывается на уровень общения в чатике. Ну и, конечно, когда я разговариваю по телефону и меня просят прислать какой-либо файл-кидаю просто. Без темы, без письма, без подписи. Надеюсь, что это случай не попадает под правила этикета))

Вот такое познавательное мероприятие у нас было!

 

Запись опубликована в рубрике Образование с метками , , , , . Добавьте в закладки постоянную ссылку.

2 комментария: Корпоративная переписка

  1. Елизавета говорит:

    Наболевшая тема))))
    НИКТО в нашей компании не отвечает на письма, а что хуже всего — на приглашения на собрания. Приходится прям дрессировать, отменять собрания по причине непринятия, писать грозные письма и тд.
    Я даже написала документ «культура проектных коммуникаций»))
    А ведь это всё так удобно — назначил собрание, оно автоматом в календарик на айфон, можешь спокойно планировать время!

    • Екатерина Шумихина говорит:

      У нас отдел персонала борется с этим как может))
      Только попробуй не ответить на письмо или звонок — обязательно разберутся.
      А после организованного тренинга стало сильно лучше.
      Не ответить на приглашение на собрание-это очень сильно))

Комментарии запрещены.